O reembolso de quilometragem é uma maneira simples e eficiente de controlar as despesas com a frota de veículos corporativos. Sem falar que tem as suas vantagens para trazer mais praticidade à rotina dos profissionais que usam esses carros.
Mas como funciona esse recurso? E, para aqueles que têm interesse em aderir a ele: como fazer o seu cálculo?
Para ajudar você a se inspirar na implementação deste sistema, preparamos este post. Confira, e descubra como desenhar um planejamento que beneficie a todos!
O que é o reembolso de quilometragem?
O reembolso nada mais é do que o recebimento de volta. Neste caso, especificamente, acontece a partir de uma despesa que o colaborador teve, e que é ressarcido em seguida.
Por exemplo: após usar o carro por um mês, esse profissional comprova que teve uma despesa de 500 km rodados. Com isso, a organização devolve o valor do custo pelo trajeto que faz parte das atividades de trabalho.
Lembrando que o reembolso de quilometragem pode acontecer pelo uso do carro próprio do profissional ou pelo veículo da empresa.
Como funciona a lei sobre o tema
O tema é um tanto controverso porque não há nada sobre o reembolso na CLT.
Embora a lei 7.418/85 explore o tema relativo ao vale-transporte, isso não se enquadra ao reembolso de quilometragem. Contudo, a modalidade consta entre as possibilidades de benefícios que uma organização pode oferecer.
O que deve se atentar, apenas, é nas condições de oferecimento deste recurso. Afinal, não pode existir cobrança de impostos trabalhistas sobre o valor deste recurso.
Portanto, ele deve ser avaliado como um benefício, e não como parte do salário do profissional.
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Quais elementos são considerados no reembolso?
Para chegar ao cálculo do valor de reembolso de quilometragem, alguns fatores devem ser considerados. E, a seguir, vamos explicar a composição do benefício.
Veículo utilizado
A marca, o modelo e o ano de fabricação do automotivo influenciam no cálculo. Afinal, a empresa tem que considerar o consumo, os impostos, custos com manutenção e a depreciação natural do veículo.
Com base nessas reflexões, a empresa tem uma noção aproximada para compor o reembolso de quilometragem.
Combustível
Outro ponto diz respeito à quilometragem rodada e o consumo de combustível pelo período.
E esse é um índice bastante variável, considerando que cada modelo consome esse recurso de formas distintas. Por exemplo: na cidade ou na estrada.
Para tanto, é necessário saber por onde o automóvel vai rodar e fazer um comparativo entre: consumo médio e o preço atual do litro do combustível usado.
Seguro
A Tabela Fipe permanece sendo a prática mais precisa para fazer a composição do preço por meio do seguro automotivo.
IPVA
Os impostos também não podem ficar de fora. A composição deve considerar esses custos anuais para entender quanto custa o veículo e como isso se aplica ao benefício concedido aos colaboradores.
Manutenção
A manutenção (preventiva e/ou corretiva) é um elemento fora da curva. Isso porque o assunto pode ser negociado com o colaborador. É comum, contudo, que essas despesas sejam pagas integralmente pela empresa (ou supridas pelo seguro) ou parcialmente, dividida com o profissional.
Cada caso pode ser aplicado da maneira que funcionar melhor no acordo com os profissionais do seu negócio.
Limpeza
Vale considerar, também, as despesas relativas à conservação e limpeza do veículo. Afinal, é um investimento regular e que vai constar na rotina de uso do automotivo.
Depreciação do automóvel
Por fim, é fundamental considerar a depreciação natural do carro. Algo que pode ser monitorado, ano a ano, por meio de atualizações da Tabela Fipe.
Como funciona o cálculo?
Com os fatores alinhados e devidamente calculados, você consegue avaliar o valor do reembolso de quilometragem.
E como fazer isso: simplesmente, faça a soma de cada um desses itens, separadamente. Depois, considere a quilometragem rodada conforme o padrão da sua empresa (pode ser quinzenal, mensal, semestral etc).
Com isso, você consegue identificar o custo relativo ao total rodado com:
- Consumo de combustível;
- Depreciação do veículo;
- Despesas com limpeza;
- Manutenções;
- Seguro do carro;
- Taxas e impostos.
O resultado total vai esclarecer a quantidade de reembolso. E, com isso, a empresa pode fazer um planejamento mais assertivo.
Sem falar que é importante a realização de revisões. Afinal, muitos dos fatores e seus respectivos preços oscilam ao longo do ano. Por isso, a sua companhia deve buscar um alinhamento próximo a essas mudanças para não ter um prejuízo acentuado por conta disso.
Conclusão
O reembolso de quilometragem é um interessante benefício que as empresas podem oferecer. Isso acontece tanto a partir do uso do veículo pessoal do colaborador quanto a partir do próprio carro da corporação.
Independentemente do estilo adotado — que pode ser ambos, inclusive —, o cálculo deve ser realizado. É isso que vai garantir que a empresa e o profissional não tenham prejuízos.
Esse processo também revela a importância em acompanhar os preços do mercado. E também os melhores trajetos que cada profissional faz, no dia a dia, para tornar a gestão de custos mais estratégica.
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